[보고서, 논리적 사고와 비주얼로 승부하라] 강금만

[보고서, 논리적 사고와 비주얼로 승부하라] 강금만

 

분석은 MECE하게, LISS 중심으로!

MECE(미씨)는 Mutully Exclusive Collectively Exhaustive를 줄인 말이다. 풀어 설명하면 '중복됨이 없이, 빠짐없이'의 의미이다. 현상을 파악하고 해법을 도출하는 과정에서 중복됨이 없이, 빠짐없이 분석해야 한단느 것을 강조한 말이다.

반면 컨설턴트들 사이에서 자주 쓰이지는 않지만 역시 중요한 개념인 LISS가 있다. Linearly Independent Spanning Set를 줄인 말이다.

 

첫째, 하나의 원칙을 사전에 수립하면 그 원칙을 일관성 있게 적용해야 한다.

둘째, 강조하고 싶은 문장에 밑줄을 활용하거나 굵은 글씨를 사용하는 경우가 있다. 그러나 과유불급이다. 밑줄이나 굵은 글씨가 너무 많으면 초점이 흐려지고 산만해 보인다. 남발은 금물이다.

셋째, 엑셀 표를 그대로 삽입할 경우 합계에서 반올림 오차에 주의해야 한다.

넷째, 프레젠테이션을 할 때 사용할 컴퓨터에 특수 폰트가 있는지 확인해 볼 필요가 잇다.

 

보고서 작성시 메시지에서 삼가야 할 표현들이 있다.

"내용 중에 '~는 당연함'이라는 표현은 보고서에 사용하면 안돼. '원래'나 '당연히'라는 표현을 쓰면 더 이상의 논의전개가 안 돼. 이 세상에 언제부터 당연한 것이 있었겠어. 물론 당연한 것, 자명한 것들이 있을 수는 있지. 그렇지만 우리 컨설턴트는 그 자명한 것이 왜 자명한 것인지, 왜 당연한지를 한번쯤은 따져봐야지. 그리고 당연한 것을 뛰어넘을 수 있어야 해. 당연한 것을 인정하는 순간 새로운 대안이 나오질 않아.

보고서에서 삼가야 할 두 번째 표현은 '~는 다음과 같다' '~는 아래와 같다'라는 표현이야. 메시지 그 자체만으로 완결되어야 해. 즉, 메시지만 읽고서 전달하고자 하는 주장을 알 수 있어야 하는데 이 표현은 별도로 본문 내용을 살펴봐야 하는 불편을 초래하지.

세 번째 표현은 '~가 있을 수 있다'라는 추측형 표현이야. 가능성만 열어두고 그 내용이 무엇인지에 대한 설명이 없다면 완결형 문장이라고 보기 어렵지.

'~일 수 있다' '~인 것 같다' 등과 같은 문장은 자신감의 결여, 또는 분석깊이의 결여라는 인상을 줄 수 있어. 반대로 '~이 아닐 수도 있다'라는 느낌을 줄 수 있으므로 보고서 문장에는 적절하지 않아."

 

보고서 장표 표준양식

* 메시지 라인 : 사이즈는 최소 16, 보통 18포인트를 사용한다. 보통 2줄 이내에서 처리한다.

* 장표 제목 : 대략 14포인트에 굵은 글씨면 적당하다.

* 소제목 : 본문 글씨보다는 2포인트 크게 한다.

* 구쳊거 설명이 들어가는 좌측 영역 : 프레젠테이션이 아닌 보고서라 할지라도 최소 11포인트에서 시작한다. 글자 크기는 가능하면 커야 읽기에 편하다.

   가급적이면 왼쪽은 문장보다는 도표와 그림을 통한 데이터 제시가 더 보기 편하다.

* 구체적 설명이 들어가는 우측 영역 : 오른쪽에서는 왼쪽의 데이터 분석결과 및 시사점을 서술하는 것이 중요하다.

* 각주 : 중요한 역할을 담당하는 것이 아니므로 8 또는 9포인트가 적당하다.

* 큰 목차, 작은 목차 : 글자 크기는 크지 않아도 된다. 대략 12포인트에 굵은 글시면 충분하다.

 

1 Slide, 1 Message! : 일도일사.

* 즉독성 : 고객이 보고서를 읽어 내려가는 순간 바로 보고서가 의미하는 바를 신속, 정확하게 인식하도록 하는 것

* 간결성 : 주요한 포인트가 쉽게 눈에 띄도록 가능하면 단순하게 표현하는 것

* 소구성 : 전달하고자 하는 메시지와 정확히 일치되는 문장이나 도표를 적절히 구사하여 보고서 작성목적인 고객을 설득하는 것