[맥킨지식 보고대답 기술 44] 이호철

[맥킨지식 보고대답 기술 44] 이호철

 

 

핵심을 전달한다는 것은 상사의 발언 의미를 먼저 잘 이해해야한다 .   그래야 , 핵심을 꿰뚫은 좋은 대답이 나오는 것이다 . 대응책도 자기가 할 수 있는 자기관련성이 높은 해결책을 제시해야지 타 부서와 관련된 일발적인 또는 , 제 3 자적인 해결책은 상사에게 깊은 인상을 주지 못한다 .  

   

상사의 말이 애매모호한 이유

1. 소극적

    ( 실제 그 사항에 대해서 잘 모르기 때문 에 일반적인 표현만을 한다 ,

      자기의 판단이 틀려서 권위에 손상받는 것을 미리 예방하기 위한 보호본능 이다 )

2. 적극적

    ( 부하의 능력을 알아보기 위한 테스트 또는 평가용 질문 이다 ,

       의사결정자의 명확한 지시가 독이 되는 것을 알기 때문에 자제한다 )

   

“ 인간이 동시에 기억할 수 있는 가짓수는 7 개 ” - 매직 7

   

“Think on your feet" - 발 위에서 생각하라 .

엘리베이터 스피치의 가장 중요한 것은 그 짧은 시간에 모든 것을 완벽하게 전달하려고 하지 마라 . 상대의 관심을 끌게 하는 것이 가장 중요 하다 .

   

전체내용 ( 배경 , 목적 , 상황 , 원인 , 해결안 , 시행안 ) 중에서 -> 전체 내용을 동일한 비율로 줄여서 보고하는 형식은 압축보고 , 전체 내용 중에서 가장 중요한 부분 중심으로 보고하는 형식은 핵심보고

   

사장이나 경영자가 어떠한 질문을 던져도 대답은 업무와 관련된 것을 하는 것이 바람직하다 .

최고 경영자는 회사에 대한 로열티가 엄청 강하다 . 그리고 일 중심적인 생각을 가지고 있다.   일상적인 질문이라도 당신의 생활에 별 관심이 많지 않다 .

   

요 사이 어때 ? ( 하는 업무 가 뭐야 ?) - “ 어떠한 일을 하고 있습니다 .”

어떻게 지내 ? (지시한 일 잘 하고 있나 ?) - “ 그 일은 어느 정도 진척되고 있습니다 .”

하는 일은 잘되 ? (도와줄 일이 있나 ?) - “ 진행상에 이런 장애요인이 있으나 잘 대처해 나가고 있습니다 .

   

< 업무소개 >

업무내용 (what) , 목적 (why) , 목표 (How much) , 방법 (How to)

- 자기 업무에 대해서 포맷에 맞추어 정의하고 말로서 표현한다 . 새로운 일이나 새로운 부서로 이동할 때마다 항상 업무 정의 를 한다 .

   

이유 , 목적 (why), 누가 (who), 무슨 운동 (what), 언제 (Where), 어디서 (Where), 어떻게 , 방법 (How)

자기가 전달하려는 내용을 육하원칙에 의해서 분해하여 정리하는 습관 을 가져라 . 보고하기 전에 육하원칙의 항목이 모두 포함되어 있는지를 확 ㅇ 니하고 이를 토대로 보고 문장으로 만들어 연습해보라 .

   

“ 작년도 매출액이 200 억원이다 -> 작년도 매출액이 전년보다 10% 감소한 200 억원이다 ”

“5 월 불량률이 0.3% 발생했다 . -> 5 월 불량률이 목표 수준보다 0.1%p 높은 0.3% 발생했다 .”

이와 같이 문제를 이해시킬 때 어떤 기준과 비교하여 그 차이를 보여주어야 설득력이 높다 .

   

4 가지 방법에 의한 Gap 인식

- 과거 실적 비교 , 경쟁사 실적 비교 , 목표 수준 비교 , 선진수준 (BM) 비교

    

PREP : Point, Reason, Example, Point

PREP 을 사용할 EO 논리성을 높이는 3 가지 원칙 : 핵심메시지인 주장을 가장 먼저 제시 ( 결론부터 말한다 ), 맨 앞에 말한 핵심 메시지를 뒷부분에서 다시 한 번 언급해서 강조한다 .

설득력있는 PREP : 1. 핵심 메시지인 주장을 먼저 내세운다 . 2. 앞의 주장과 마지막 주장의 내용이 동일해야 한다 . 3. 사례나 데이터의 출처가 신뢰성이 높아야 한다 .

   

PREP 을 반드시 말로 표현한다 . 자기 주장은 깔끔해야 한다 . 말할 때 더듬거리면 주장에 대한 권위가 떨어진다 . 자기 문장으로 다듬어서 자기 것으로 만들어라 . 또한 , Example 의 data 를 많이 알고 있어야 주장력이 강화된다 . 책을 많이 읽어 data 를 많이 확보하면 좋다 .

   

AREA : Assertion, Refutation, Evidence, Assertion

Assertion : 당신은 미국 본사가 우리 회사의 매각을 검토하고 있다는 루머를 말한다 .

Refutation : 그러나 그 루머는 사실과 전혀 다르다 . 미국 본사는 우리 회사를 매각할 계획이 없다 .

Evidence : 우리 회사는 현재 시장점유율 45% 를 점유하고 있으며 , 본사의 전 세계 지사들 가운데 상위 3 위 내에 들 만큼 큰 매출규모를 가지고 있어 한국은 매우 중요한 시장이다 . 영업이익률도 15% 로 본사에 큰 이익을 주고 있다 .

Assertion : 따라서 미국 본사는 우리 회사를 매각할 계획이 전혀 없다 . 루머는 전혀 사실무근이다 .

   

사람은 무엇을 들을 때 처음 중간 마지막으로 입력하면 순서의 혼돈도 없이 쉽게 기억을 한다 . 그런데 4 자리 수는 처음 , 중간 .. 셋째 , 넷째에서 혼란을 일으킨다 . 우리는 3 가지에 익숙하다 . 이것을 매직3 이라고 한다 .

그래서 대화를 할 때 근거나 방법을 제시하는 경우 3 가지 를 말하면 좋다 .

1 가지를 제시하면 단순하고 깊이가 없다 . 2 가지는 뭔가 부족해 보인다 . 3 가지는 다양한 관점에서 여러 가지가 제시되면서도 상대가 쉽게 기억하여 적절하다 .

   

자기주장을 명쾌하게 제기하기 위해서는 숫자를 사용 하여 전달하라 .

근거나 방법을 제시하는 경우 3 가지 를 말하면 좋다 .

말할 때는 첫째 , 둘째 , 셋째 하면서 숫자를 제시하면서 손가락으로 표현하는 연습을 자주 하라 . 그러면 매직 3 에 익숙해진다 .

   

갈등을 일으키는 요소를 압축하여 간결하게 만들어 본다 . 변증법인 정반합 에 의해서 새로운 아이디어를 유연하게 만들어 본다 . 또는 모두에게 이익이 되는 방향성을 찾아본다.

 

상사의 보이는 모습을 잘 관찰하고 거기에 알맞은 보고 방법을 연구하라 . 보고는 당신 스타일대로 하는것이 중요한것이 아니라 상대에 맞추는 것이 중요 하다는 것을 반드시 명심한다 .

   

상사가 당신이 보고하는 안건에 대해 취지나 배경에 대해 잘 알고 있을 때는 결론부터 제시 하는 것이 바람직하다 .

‘ 이 문제에 대한 원인은 무엇이다 ’ 또는 ‘ 이 문제에 대한 해결책은 이것이다 ’, ‘ 무엇이 문제이다 ’ 라고 강력하게 주장해도 상대방에게 심리적인 압박감이 주지 않는다 . 오히려 상사는 당신을 호의적으로 보게 된다 .

상사가 내용을 어느 정도 알고 있는데도 불구하고 보고 시작부터 주절주절 상황 설명에 몰두하게 되면 상사는 단박에 태클을 걸 것이다 . “ 당신이 주장하는 것이 대체 뭐야 ” 라고 ...

    

상대가 내용을 잘 모를 때 : 배경 -> 상황 -> 결론

상대가 내용을 잘 알 때 : 결론 -> 이유 -> 방법

   

자기가 주장하는 요지가 무엇인지 한 문장으로 요약하는 습관 을 가져야 한다 . 보고에 앞서서 그 한 문장이 무엇인지 항상 정리하라 .

   

B 공장에서 급한 사고가 발생했을때 보고법

“B 공장에서 모 사고가 발생했습니다 . 이를 빨리 수습하기 위해서는 이러이러한 조치가 필요합니다 .” -> “ 회사의 최고 경영자는 어떤 상황이 발생했을 때 전사적인 관점에서 무엇을 어떻게 해야 하는지 , 그래서 현장에 무엇을 도와주어야 할 것인지에 초점을 맞추기 때문입니다 .”

   

회사의 직책이나 직급에 따라서 먼저 듣고자 하는 내용이 다르다 . 어떤 상황이 발생하면 아래 직급으로 갈수록 자기의 업무 범위인지 자기의 책임인지를 먼저 알고 싶어한다 . 그러나 직급이 위로 올라갈수록 누구의 잘잘못을 따지는 것보다는 , 어떻게 하면 문제를 해결할 수 있고 권한이나 자원을 활용할 수 있는 경영자로서 담당자에게 자원해야 할 것이 무엇인지를 빨리 알고 싶어한다 .

   

중간관리자에게 보고할 때는 어떤 사고가 발생했는데 당신의 책임 소재니 빨리 대응책을 세우라고 보고하면 좋다 . 그래야 , 그 중간 관리자는 다른 일보다 이 일을 우선하여 즉각 조치를 취할 수 있는 것이다 .

   

체계화하고 그루핑하라

정보를 이미지화 하라

   

트라이앵글 설득방법 : 상황 -> 문제 -> 대책 ( 우리회사 남자 비율이 90% -> 여성단체의 비난예상 -> 신규 채용시 여직원 20% 채용 )

   

의사결정 보고 : 역할정의 -> 필요능력 ( 평가항목 ) -> 후보군추천 -> 평가 , 결정

업무개선보고 : 업무내용 -> 변경사항 -> 개선효과

문제해결목적 : 활동목적 -> New finding -> 해결책

Benchmarking 보고 : 목적 -> 성공요인 -> 즉시적용점

신사업제안보고 : 신사업 -> 핵심요소 -> 확보방안 -> 확대

= > KFS (Key Factors for Success) 를 찾아내는 것이 가장 중요